Quyết định 321/QĐ-VTLTNN năm 2005 về quy trình chỉnh lý tài liệu do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Xét đề nghị của Trưởng ban xây dựng đơn giá chỉnh lý tài liệu Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH: 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình chỉnh lý tài liệu áp dụng để xây dựng đơn giá thuê lao động chỉnh lý tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản tại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, cấp huyện; lưu trữ hiện hành của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân.

Điều 2. Trưởng ban xây dựng đơn giá chỉnh lý tài liệu và các đơn vị, cá nhân liên quan thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

(Ban hành kèm theo Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

1. Nhận tài liệu.

2. Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu về địa điểm chỉnh lý.

3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

4. Lập kế hoạch chỉnh lý; biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý sau:

a) Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;

b) Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;

c) Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu;

d) Phương án hệ thống hoá.

5. Phân loại tài liệu.

6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ:

a) Lập hồ sơ đối với các phông tài liệu chưa được lập hồ sơ:

- Tập hợp văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ;

- Viết tiêu đề hồ sơ;

- Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu trùng thừa và hết giá trị về mọi phương diện;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với các phông tài liệu đã được lập hồ sơ:

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a của khoản này và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ được lập chưa đạt yêu cầu.

7. Biên mục phiếu tin.

8. Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin.

9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án hệ thống hoá.

10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.

11. Biên mục hồ sơ:

a) Đánh số tờ;

b) Viết mục lục văn bản;

c) Viết chứng từ kết thúc;

d) Viết bìa hồ sơ.

(Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời không thực hiện các điểm a, b, c).

Kiểm tra biên mục hồ sơ.

13. Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin.

14. Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ lên phiếu tin và lên bìa hồ sơ.

15. Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và vào bìa hồ sơ.

16. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

17. Viết và dán nhãn hộp (cặp).

18. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.

19. Bàn giao tài liệu.

20. Nhập phiếu tin vào máy.

21. Kiểm tra việc nhập phiếu tin.

22. Lập mục lục hồ sơ:

a) Viết lời nói đầu;

b) Lập các bản tra cứu bổ trợ;

c) In mục lục;

d) Đóng quyển mục lục (03 bộ).

23. Sắp xếp, thống kê tài liệu loại; bó gói và viết thuyết minh tài liệu loại.

24. Tổng kết chỉnh lý:

a) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý;

b) Hoàn chỉnh và ban giao hồ sơ chỉnh lý./.