Chỉ thị 20/2006/CT-UBND về một số việc khi sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong hệ thống mạng quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh

CHỈ THỊ

MỘT SỐ VIỆC KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLCV-HSCV TRONG HỆ THỐNG MẠNG QUẬN GÒ VẤP

Thực hiện chỉ thị 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ, Kể từ ngày 01/6/2006 UBND Quận và UBND 12 Phường của Quận Gò Vấp sẽ chính thức vận hành phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (phần mềm dùng chung của Chính phủ trên mạng hệ thống hành chính) theo hướng dẫn của văn phòng HĐND-UBND Quận.

Chủ tịch UBND Quận lưu ý thủ trưởng các đơn vị, Quản trị hệ thống và các chuyên viên văn thư văn phòng một số việc sau:

1. Tất cả các văn bản chuyển trên mạng là văn bản chính thức của hệ thống, Quản trị hệ thống và văn thư có trách nhiệm phối hợp lọc bỏ các văn bản test trong giai đoạn thử nghiệm vừa qua;

2. Các văn bản truyền lên mạng theo đúng qui trình, khi phát hành phải ghi ngày, tháng, năm, số và ký hiệu văn bản; phần ký tên ghi đúng chức danh, họ tên người ký và ghi “Đã ký”; trong mọi trường hợp không in sao con dấu và chữ ký thực của người ký để phòng ngừa rủi ro;

3. Các văn bản Scan phải đảm bảo là một file liên tục, ví dụ một báo cáo 3 trang thì file scan có 3 trang, không tách rời mỗi trang là 1 file, khi scan lưu ý thiết lập chế độ hiển thị phù hợp trong cửa sổ hiển thị để giúp người đọc để xử lý không phải thiết đặt lại chế độ View, phức tạp cho người dùng;

4. Mọi văn bản phát hành trên mạng phải đúng thể thức, định dạng theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP “hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, và đúng font, size tiếng Việt theo Quyết định 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về “Thống nhất dùng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và nhà nước”;

5. Các văn bản trong hệ thống trích xuất để công bố trên webpage của Quận phải đúng quy định tại điều 45 qui chế làm việc của UBND theo cơ chế một cửa, một dấu ban hành kèm theo quyết định 17/2006/QĐ-UBND ngày 17/4/2006 và trong mọi trường hợp phải được convert sang dạng file ảnh có đuôi *.dpf hoặc *.tif.

6. Các văn bản đến trên hệ thống, khi xử lý chuyển trong nội bộ “không còn khái niệm sao y” vì chương trình đã tự động mặc định (sao y) và “lưu vết” trong quá trình luân chuyển xử lý của người phân phối hoặc người xử lý.

7. Trong khi chờ đợi ban hành qui chế quản lý mạng, các máy tính tham gia hệ thống khi cài đặt các ứng dụng mới phải có ý kiến của quản trị hệ thống và chắc chắn không gây “xung” giữa các chương trình.

Mọi sự cố và thắc mắc khi vận hành chương trình các đơn vị mail cho Quản trị hệ thống Nguyễn Chí Thanh theo địa chỉ Notes mail “Nguyen Chi Thanh/govap/tphcm/egov/vn” hoặc [email protected] (điện thoại di động số 0903372666) để được hướng dẫn.

Chỉ thị này được phổ biến đến mọi công chức và người dùng trong hệ thống./